档案现状不容乐观。有的单位领导对档案工作不够重视。只是花钱不争钱；档案管理人员没有经过系统的专业知识的培训；档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机、档案管理软件等都配备不齐全；室藏档案数量不完整；平时不注意文件、资料的收集、整理；档案制度不完善；有的单位甚至没有自己的档案分类大纲》档案保管期限表》 觉得档案工作不能给单位带来效益。
1、分析现状。各部门、各个工作人员必需经常地、自觉地树立档案质量意识，找出档案存在质量问题。首先要从公文拟撰开始。查找问题。
2、分析发生档案质量问题的主要原因。
3、找出影响档案质量的各种因素。
4、针对影响档案质量的主要因素。并制定解决问题的落实措施。 提出改进计划。
5、组织实施解决和改进档案质量的措施或计划。检查采取措施后收到效果。
6、同计划和目标对照。
7、总结经验。把成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，巩固成果。防止再次发生类似的问题。
8、对检查中发现的问题。进行新一轮的改进，不论是遗留下来的还是新出现的再从步开始。继续加以解决。